Intervento Avis Magione @ Conferenza dei Presidenti 30/11/2019
Prenotazione ed Accoglienza. Sono questi i punti focali che insieme alla Chiamata, hanno rappresentato i grandi obiettivi Avis del 2019. La nostra sezione magionese li ha presi di petto con grande entusiasmo, mettendo in atto un’attività trasversale che ci sta regalando risultati importantissimi. Al 31 ottobre le donazioni sono state 545 (502 sangue e 43 plasma), 24 in meno rispetto a tutto il 2018; con due mesi di “vantaggio” puntiamo a chiudere l’anno con una crescita di oltre il 15%. Al 31 ottobre i nuovi donatori sono stati 66, i recuperi 34; in tutto il 2018 ne avevamo registrati rispettivamente 36 e 32. I motivi di questa forte inversione di tendenza come detto sono soprattutto legati alla grande fiducia che abbiamo riposto nella Prenotazione e nell’Accoglienza. Abbiamo impostato un’opera di sensibilizzazione a tappeto sul nostro territorio per promuovere il servizio di prenotazione, con locandine e brochure diffuse nei luoghi di maggior partecipazione (bar, aziende, studi medici, chiesa, farmacia) ed un costante “bombardamento” sui social. I risultati sono evidenti, soprattutto nella seconda parte dell’anno: a luglio ed agosto il 54% degli accessi sangue dei nostri donatori al SIT di Perugia è avvenuto con prenotazione, 44% a settembre, 53% ad ottobre. Negli ultimi 4 mesi quindi un donatore magionese su due ha usufruito di questo servizio; e sempre più spesso contattandoci di propria iniziativa per prenotare, ancor prima della nostra chiamata. A novembre tra sabato 16, domenica 17 e sabato 23 abbiamo portato al Sit da prenotate 20 persone, con 25 donazioni totali in 3 giorni; per il mese di dicembre abbiamo già prenotato 24 persone per sangue intero e 7 plasmaferesi, con 10 persone domenica 15. Altro indice significativo che stiamo monitorando è quello di responsabilità del donatore: finora nel 2019 il 94% delle prenotazioni fatte dai nostri soci è stato rispettato (195 su 207); l’auspicio, nonostante la nostra associazione si rivolga in modo quasi totale al SIT di Perugia, è che per il bene collettivo presto possa essere esteso a tutti i maggiori centri di raccolta regionali.
Passiamo all’accoglienza, argomento spesso fonte di mal-interpretazione anche tra i più coinvolti addetti ai lavori. A Magione la intendiamo come il contatto diretto e costante con il donatore, che parte dalla chiamata e si concretizza nella vita al Centro Trasfusionale, nel colloquio diretto, nella risposta ai suoi dubbi, nel supporto alle sue paure, nella tranquillità da infondere quando qualcosa va storto. Accoglienza non è come a volte si pensa far compilare i moduli della privacy in accettazione, Accoglienza è capire cosa vuole e di cosa ha bisogno il donatore; e lo scopo di Avis deve essere proprio questo, per non abbandonarlo al rischio di diventare un occasionale. È per questi motivi che cerchiamo di essere presenti almeno un giorno alla settimana al SIT, ed è grazie a questo che i risultati si stanno moltiplicando. E pensiamo che sia il Centro Trasfusionale la palestra più importante per un volontario avisino, più dei tanti corsi di “alta dirigenza” di cui la nostra giovane e dinamica inesperienza ha certamente bisogno ma che, ai fini dei problemi che andremo poi ad elencare, sente poco la necessità. Questo perché più delle nozioni da tavolo, alla base della cultura di un volontario, un dirigente o un presidente di ogni grado, deve esserci in primis il saper chiarire ad un donatore come funziona l’iter della donazione ed il percorso al centro trasfusionale, nel nostro caso soprattutto il SIT di Perugia, spiegargli che al piano zero si procede all’accettazione e che i medici non si trovano lì ma al piano inferiore, che gli sono garantiti una serie di controlli gratuiti e scrupolosi sia durante che dopo la donazione. E vivere la realtà ospedaliera per rendersi conto dei problemi. Perché è evidente che per poter parlare è prima necessario conoscere.
Molte osservazioni le abbiamo già segnalate verbalmente nella precedente conferenza dei Presidenti, con scarsi risultati. L’obiettivo di questa relazione è quello di mettere stavolta nero su bianco quanto abbiamo individuato così da poter poi effettuare una disamina collettiva, per la quale proponiamo un confronto diretto tra Avis e la Struttura Ospedaliera di Perugia, con l’obiettivo di chiarire i punti critici e trovare insieme delle soluzioni.
- Anticipare quanto più possibile i tempi di accettazione, preferibilmente dalle ore 7:30, soprattutto nei giorni previsti con maggior afflusso di donatori;
- Garantire, soprattutto nei giorni più critici, almeno due persone in accettazione, due infermieri per il primo prelievo e tre medici in visita;
- Evitare i ritardi da parte dei medici del SIT nell’avvio delle visite, che iniziano molto spesso non prima delle 8:15, con la presenza di un solo medico a volte fino alle 8:30;
- Evitare una sala donazioni vuota con all’esterno un elevato numero di persone in attesa idoneità, a causa della scarsità di risorse di cui ai punti precedenti;
- Ridurre i tempi di attesa molto prolungati per i non prenotati (in alcuni casi superiori alle due ore) a seguito dei colli di bottiglia generati della scarsità di risorse di cui ai punti precedenti;
- Chiarire le modalità di accettazione dei nuovi donatori, che in assenza di supporto ed accoglienza diretta sul posto da parte dei volontari Avis, finiscono a volte per iscriversi al database dell’ospedale, con il rischio principale di trasformarsi in donatori occasionali, non seguiti nella propria carriera e resi indipendenti dalla Chiamata;
- Limitare per quanto possibile l’azione di disturbo da parte di altre associazioni per assorbire donatori iscritti ad Avis;
- Evitare di far credere ai donatori che il loro sangue sia destinato ad una specifica persona, lasciando trapelare quindi il messaggio dell’esistenza di donazione nominativa;
- Impedire che siano date valutazioni di carattere medico sull’idoneità o meno di un donatore da parte del personale in accettazione solo a seguito di colloquio/presentazione documenti da parte del candidato;
- Regolare la gestione dei moduli di aggiornamento privacy Avis, la cui somministrazione è stata assunta negli ultimi mesi senza alcun titolo dal personale ospedaliero di accettazione scavalcando l’attività dei volontari Avis in accoglienza
- Garantire una univocità nella valutazione rispetto alla situazione sanitaria di uno stesso donatore, la cui idoneità è valutata in modo contrastante da due diversi medici anche nel corso della stessa mattina;
- Consegnare direttamente al donatore da parte del medico o quantomeno chiedergli la volontà di ricevere all’atto della visita il foglio dell’emocromo, che spesso non viene richiesto dal donatore, disinformato dalla necessità di doverlo chiedere personalmente;
- Uniformare le modalità di consegna dei fogli in sala da parte del personale medico, evitando che la cartella sia riconsegnata nelle mani del donatore e che quindi, nel caso in cui non venga consegnato da parte del donatore stesso sia resa impossibile la sua chiamata alla donazione;
- Valutare l’ampliamento della sala di attesa dei donatori al piano inferiore, dato lo spazio molto ridotto e compresso e la mancanza di posti a sedere, soprattutto nei giorni di maggiore affluenza;
- Alla luce delle normative sulla privacy, regolare l’invio da parte della struttura ospedaliera degli esami clinici e sensibili ai donatori, che ancora su richiesta avviene con posta cartacea ordinaria e quindi facilmente intercettabile;
- Per lo stesso motivo, regolare l’invio da parte della struttura ospedaliera del resoconto mensile delle donazioni alle Avis, con dati sensibili spediti su posta elettronica non certificata e quindi facilmente intercettabile.
- Necessità da parte della struttura ospedaliera di organizzare le proprie risorse in funzione della numerosità dei prenotati.
Questo ultimo punto in qualche modo riassume tutti i precedenti. Alla luce soprattutto dell’uso del servizio di prenotazione e delle periodiche comunicazioni ufficiali fatte da Avis sulle previsioni di affluenza, è necessario un coordinamento conseguente da parte della Struttura, che garantisca durante tutta la mattinata la presenza a livello numerico di personale soprattutto in fase di accettazione, prelievo e visita, per evitare il formarsi di colli di bottiglia. Non possiamo permetterci di sentire giustificazioni in questo senso da parte della struttura, che non può definirsi “spiazzata” a fronte appunto delle comunicazioni che gli vengono costantemente inviate. E soprattutto, alla luce di tutto ciò, non possiamo permetterci di vedere donatori abbandonare la sala di aspetto a causa del prolungarsi dei tempi di attesa, come accaduto purtroppo a volte anche recentemente davanti ai nostri occhi. Per prendere coscienza di tutto ciò, ribadiamo come già fatto anche alla conferenza di giugno, quanto sia opportuno da parte dei nostri massimi vertici avisini di visitare il Centro Trasfusionale di Perugia, innanzitutto per prendere coscienza di organizzazione e funzionamento e poi, rendendosi conto delle problematiche, per avere le basi di un confronto diretto con la struttura.
In questa ottica di acquisizione ed implementazione di conoscenze, vorrei sottoporre alla vostra attenzione l’idea di organizzare un Open Day al Centro Trasfusionale di Perugia, in cui presentare ai donatori il percorso del sangue in tutta la sua lavorazione, con una visita guidata nei laboratori, per capire come si svolge l’iter dal riempimento della sacca fino alla trasfusione. E sarebbe bello in questa occasione che partecipasse come ospite anche un esempio vivente di persona che ha ricevuto trasfusioni, vincendo la sua battaglia e tornando a importanti successi nella vita.
A questo si ricollega anche il nostro evento natalizio “Gocce di Coraggio”, che organizzeremo al Teatro Mengoni di Magione lunedì 16 dicembre. Sarà una serata in cui abbineremo sport, musica e solidarietà: saranno presenti Giacomo Sintini e Stefano Selva, che parleranno della propria esperienza di vita, in cui sono riusciti a conquistare straordinari successi sportivi, superando la malattia anche grazie alle tante trasfusioni ricevute. L’evento sarà condotto da Marco Cruciani, noto giornalista e speaker ufficiale della pallavolo regionale, la musica sarà a cura del nostro donatore Federico Valeri, noto come Freddy Wales, e sarà presente tra gli ospiti anche una delegazione della Bartoccini Perugia di A1 femminile.
Avremo inoltre tanti partner importanti nell’iniziativa, tra i quali ANED e La Mitica, oltre al supporto delle associazioni locali, in particolare AIDO, la sezione Atletica Avis Magione, il San Feliciano Volley Avis Magione e lo Staff Freelake; come già fatto e rifaremo anche per mail, siamo comunque con l’occasione ad invitare tutti voi a partecipare.
Chiudiamo con un augurio per il 2020, che per tutti noi sarà soprattutto l’anno di Perugia 2020, occasione unica e straordinaria per dare una spallata decisiva alla crisi di donazioni, dimostrando come la piccola Umbria possa reggere il confronto con il resto dello Stivale anche a livello organizzativo. Restando uniti riusciremo a fare grandi cose.